Instruks for RIFs Godkjenningsråd

Revidert og vedtatt av hovedstyret 27.3.201227/revidert etter årsmøtet 19.05.2016.

 

1. Godkjenningsrådets oppgaver

RIFs Godkjenningsråd skal: 

  • Behandle søknader fra firmaer om medlemskap og personer som RIF-godkjente rådgivere, jf lovenes §4-2.
  • Vurdere behov for, og eventuelt rekvirere, eksternt tilsyn for å avklare om godkjenningsvilkårene er opprettholdt for medlemsfirma, jf RIFs lover §15-3.
  • Når det anses grunn for det, revurdere godkjenning av RIF-godkjente rådgivere.
  • Reagere i henhold til lovenes §15 ved overtredelse av grunnlag for RIF-godkjenning
  • Vurdere RIFs faggruppestruktur og de krav som stilles til RIF-godkjenning, jf. lovenes §4-2, og bidra aktivt til nødvendige endringer.

 

2. Om Godkjenningsrådets søknadsbehandling

Godkjenningsrådet behandler søknader med utgangspunkt i saksforberedelse fra en i rådet som har hatt personlig kontakt med søker.

Rådet skal

  • vurdere innhentede opplysninger, blant annet fra oppgitte referanser, og om nødvendig trekke inn utenforstående ekspertise.
  • behandle all informasjon på en slik måte at søkers interesser ikke unødig blir skadelidende.
  • utøve helhetlig skjønn, hvor alle relevante faktorer vurderes.

Ved behandling av søkere, gjelder de allminnelige prinsipper om habilitet.

 

3. Godkjenning av nye medlemsfirmaer

Søknad, undertegnet av firmaets daglige leder, skal  bekrefte kunnskap om gjeldende lover for RIF og RIF Service.

Søknaden med underlag og oppfølgende samtaler skal gi grunnlag for Godkjenningsrådets vurdering av at firmaet tilfredstiller RIFs krav knyttet til følgende 5 områder:

a) Firmakompetanse

b) Forretningsmessig drift

c) Forretningsskikk

d) Kundetilfredsstillelse

e) Ansvarsforsikring

Dersom ett eller flere av disse områdene ikke anses tilfredsstillende ivaretatt, skal søknaden avslås. Godkjenningsrådet skal skriftlig begrunne avslaget overfor søker. Slikt avslag kan ankes til RIFs Ankeråd.

a) Krav til firmakompetanse

Firmaets kompetanse skal vurderes ut i fra:

  • Samsvar med RIFs norm for God forretningsskikk
  • Firma med sentral godkjenning i tiltaksklasse 3 for prosjektering kan normalt godkjennes uten ytterligere vurdering av kompetanse eller kvalitetsstyringssystem
  • Informasjon innhentet ved henvendelse til flere av firmaets kunder og samarbeidsparter
  • At firmaet, inkl. evt avdelingskontor, har et system for kvalitetsstyring i henhold til prinsippene i NS-EN ISO 9001 og en dokumenterbar praksis i samsvar med dette som ivaretar
    • Kvalitetsforhold ved gjennomføring av prosjekter
    • Styring av prosjekters ytre miljøpåvirkninger
    • Firmaets profesjonsansvar
    • Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
    • Forskrift om byggesak iht. pbl (SAK) (når relevant)
    • Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser (Byggherreforskriften) (når relevant).
    • Evt andre forskrifter som er sentrale innen forutsatt rådgivningsområde.
    • Firma med gyldig sertifisering iht. NS-EN ISO 9001 kan normalt godkjennes uten ytterligere vurdering av system for kvalitetsstyring.

b) Krav til tilfredsstillende forretningsmessig drift

Firmaets forretningsmessige drift skal vurderes ut i fra:

For firma med driftstid over 1 år.

  • Dokumentasjon av sunn drift ved revisorbekreftet regnskap for firma som har vært i drift i over ett år.
  • At egenkapital ikke er lavere enn krav tilsvarende Aksjelovens §§3-4 og 3-5.
  • At firmaet ikke har motstridende eierinteresser i annen virksomhet (leverandørselskaper mv.)

For firma med driftstid under 1 år.

  • For firma med driftstid under 1 år må det fremlegges et akseptabelt budsjett for første driftsår.
  • Bedriftens ledelse kan ikke ha vesentlige heftelser fra tidligere forretningsvirksomhet.
  • At egenkapital ikke er lavere enn krav tilsvarende Aksjelovens §§3-4 og 3-5.
  • At firmaet ikke har motstridende eierinteresser i annen virksomhet (leverandørselskaper mv.)

c) Krav til forretningsskikk

Firmaets opptreden skal vurderes i forhold til overholdelse av

d) Krav til firmaets kundetilfredsstillelse

Firmaets kundetilfredsstillelse skal vurderes ut i fra:

  • Godkjenningsrådets kontakt med flere av firmaets kunder.

e) Krav til ansvarsforsikring

Firmaet forutsettes å ha

  • Løpende ansvarsforsikring som står i forhold til arten og omfanget av firmaets virksomhet, med minimum dekning i henhold til kontraktstandardene fra Standard Norge.

 

4. Krav til godkjente RIF-firmaer

a) Egenmelding til RIF hvert annet år

RIF-firmaers ledelse skal hvert annet år, gjennom nettbasert egenmelding initiert fra RIFs administrasjon, bekrefte overfor RIF at godkjenningskravene innfris mht:

  • Kunnskap om gjeldende lover for RIF og RIF Service.
  • At firmaet har ansatte rådgivere i firmaet med kompetanse iht. pkt 5 innenfor alle sine tjenesteområder
  • At firmaets virksomhet er i samsvar med  RIFs Norm for God forretningsskikk: http://rif.no/om-rif/formelle-dokumenter/rifs-norm-for-god-forretningsskikk/
  • Tilfredsstillende ansvarsforsikring i forhold til arten og omfanget av firmaets virksomhet, med minimum dekning i henhold til kontraktstandardene fra Standard Norge.
  • At firmaet i løpet av siste 3 år har gjennomført ekstern revisjon av praksis i forhold til RIFs krav til firmaets system for kvalitetsstyring.
  • At egenkapital ikke er lavere enn krav tilsvarende Aksjelovens §§3-4 og 3-5.
  • Godkjenningsrådet kan alternativt gjennomføre en skjønnsmessig vurdering av firmaets kompetanse basert på antall ansatte med ingeniør, sivilingeniør og Dr. grader, antall prosjektledere, samt sammensetningen av fagkompetansen.

b) Tilsyn

Godkjenningsrådet har myndighet til å ta initiativ til eksternt tilsyn for å avklare om godkjenningsvilkårene er opprettholdt, jf RIFs lover §15-3. Tilsyn skal varsles og rapporteres i henhold til prinsippene i NS 19011:2002 Kvalitetsrevisjon. Kostnaden ved RIF-initiert tilsyn dekkes av RIF.

c) Eventuell reaksjon etter tilsyn

Godkjenningsrådet skal vedta en av følgende reaksjonsformer, i samsvar med RIFs lover §15-2, dersom det ved tilsyn avdekkes at godkjenningskrav ikke anses innfridd:

a)  Påpekning

b)  Formell advarsel

c)  Bot, i kombinasjon med formell advarsel

d)  Tilbakekalling av firmaets RIF-godkjenning

e)  Anbefaling om eksklusjon som medlem

Godkjenningsrådet skal vedta tilbakekalling av firmaets RIF-godkjenning dersom ett av de 5 områdende det stilles krav til, ikke anses tilfredsstillende ivaretatt. Dersom slik manglende tilfredsstillelse anses å være graverende eller oppfattes å vedvare over lengre tid, er det grunnlag for anbefaling overfor Hovedstyret om eksklusjon som medlem.

Rådet kan vedta å suspendere et medlem under behandlingen hvis saken etter en foreløpig vurdering er så grov at det kan være aktuelt med eksklusjon som reaksjonsform. Slikt vedtak krever enstemmighet i fullt råd. Avgjørelse om suspensjon kan ikke påankes.

Saker om eksklusjon av medlemsfirma behandles av Hovedstyret, etter innstilling fra Godkjenningsrådet.

d) Offentliggjøring av reaksjon

Avgjørelser i Godkjenningsrådet om reaksjon iflg lovenes §15-2 offentliggjøres bare i den utstrekning og på den måte rådet selv bestemmer. Påpekning som reaksjon skal aldri offentliggjøres. Eventuell offentliggjøring av vedtak om suspensjon eller eksklusjon skal vedtas av Hovedstyret.

e) Firmakompetanse

Firmagodkjenningen forutsetter at firmaet har dokumentert kompetanse i foretaket iht pkt 5. Godkjenningen av firmaet er ikke knyttet til enkeltpersoner i firmaet.

 

5. Krav til å bli RIF-godkjent rådgiver

For å bli RIF-godkjent rådgiver, skal det foreligge søknad som også er undertegnet av firmaets leder. Søknaden med underlag og oppfølgende samtaler skal gi grunnlag for Godkjenningsrådets vurdering av søkeren knyttet til følgende områder:

  • Kunnskap om RIFs lover og krav til medlemskap
  • Ajourført faglig kunnskap tilsvarende høgskolenivå og relevant praksis innen godkjenningsområdet
  • Kunnskap om relevante offentlige lover og forskrifter
  • Kunnskap om ytre og eventuelt indre miljøforhold knyttet til godkjenningsområdet
  • Flerfaglig forståelse knyttet til godkjenningsområdet og håndtering av grensesnitt.
  • Prosesskunnskap ved ulike former for prosjektgjennomføring
  • Relevant kunnskap knyttet til profesjonsansvar
  • Innsikt i gjennomføring og HMS-forhold på byggeplass (når aktuelt).
  • Relevant praksis som oppdragsleder/disiplinleder
  • God evne til muntlig og skriftlig kommunikasjon
  • Referanser som bekrefter samarbeidsevne og evne til å være andres rådgiver
  • Opptreden i henhold til RIFs Norm for God forretningsskikk: http://rif.no/om-rif/formelle-dokumenter/rifs-norm-for-god-forretningsskikk/

Godkjenningsrådet skal utøve helhetlig skjønn og skriftlig begrunne eventuelt avslag på søknad. Avslag på søknad kan ankes til RIFs Ankeråd.

 

6. Krav til de som er RIF-godkjente rådgivere

a) Revurdering av grunnlaget for RIF-godkjenning av rådgiver

Godkjenningsrådet har myndighet til å revurdere grunnlaget for RIF-godkjenning av rådgiver for å avklare om godkjenningsvilkårene er opprettholdt, jf RIFs lover §15-3. Slik revurdering skal varsles.


b) Reaksjon når godkjenningsvilkår ikke lenger innfris

Godkjenningsrådet skal vedta en av følgende reaksjonsformer, i samsvar med RIFs lover §15-2, dersom det avdekkes at nevnte krav ikke anses innfridd.

a) Påpekning
b) Formell advarsel
c) Bot, i kombinasjon med formell advarsel
d) Tilbakekalling av RIF-godkjenning

 

7. Godkjenningsrådets innstillingsmulighet

Godkjenningsrådet har mulighet til å sende sin innstilling til RIFs hovedstyre for endelig vedtak dersom rådets innstilling enten får prinsipiell betydning, det er uklarheter i tolkningen av vedtektene eller det er disens i rådet om behandling av søknaden.

 

8. Honorar til godkjenningsrådet

For hver godkjenningssak utpekes en saksbehandler fra rådet. Saksbehandleren honoreres med det samme beløp som innkreves av RIF for godkjenningen.